1.) Mindenekelőtt szükség van egy minden tag által elfogadott, a kötelező tartalmi elemeket magában foglaló alapszabályra. Az alapszabály tartalmi elemeit a Ptk. 3:5. § sorolja fel.

„A jogi személy létesítő okiratában a jogi személy létesítésére irányuló akarat kifejezésén túl meg kell határozni

1. a) a jogi személy nevét;
2. b) a jogi személy székhelyét;
3. c) a jogi személy célját vagy fő tevékenységét;
4. d) a jogi személyt létesítő személy vagy személyek nevét, valamint azok lakóhelyét vagy székhelyét;
5. e) a jogi személy részére teljesítendő vagyoni hozzájárulásokat, azok értékét, továbbá a vagyon rendelkezésre bocsátásának módját és idejét; és
6. f) a jogi személy első vezető tisztségviselőjét.

Ezen túl a tagok meghatározhatnak további részletszabályokat, amelyeknek csupán annyi korlátja van, hogy nem lehetnek ellentététesek törvény rendelkezéseivel.

Sajnálatos módon jelenleg még nem létezik olyan okiratsablon, vagy más néven mintaokirat, amely alkalmazása garanciát jelentene az esetleges hibák kiküszöbölésére. A bíróság a honlapján közzétett ugyan néhány okirat sablont, azonban a tájékoztató részben felhívja a figyelmet arra, hogy az ott található okiratminták alkalmazása nem garantálja a kérelem pozitív elbírálását, illetve a hiánypótlási felhívás nélküli bejegyzést. Ezek a mintaokiratok az új Ptk. hatálybalépésével kerültek közzétételre, és – tekintettel arra, hogy akkoriban még nem ismertük az új bírósági gyakorlatot, így – gyakran alkalmaztuk munkák során ezeket a dokumentumokat, bízva a bíróság által készített sablonok helyességében.

A tapasztalataim szerint azonban ezek az okiratsablonok ténylegesen csak útmutatóul szolgálnak, és nem alkalmasak a bírósági bejegyzésre, ugyanis azokat a kérelmet elbíráló bírósági titkárok rendszerint nem fogadják el. Ez alapján én magam senkinek sem tudom javasolni a bíróság honlapján közzétett okiratminták ellenőrzés nélküli alkalmazását. Sok esetben az egyesületi vezetők akkor keresnek meg, amikor már hónapokon keresztül próbálkoztak a sablonok használatával elkészített alapszabály elfogadtatásával, és ez nem járt sikerrel. Egy civil szervezet mindaddig nem tud megfelelően működni, sőt, a bejegyzés deklaratív hatálya miatt létre sem tud jönni, amíg a bíróság nem veszi nyilvántartásba, és a több hónapos időveszteség sok esetben megbénítja az egyesület tevékenységét.

2.) Egyesület alapításánál szintén kötelezően csatolandó okirat az elnök és elnökségi tagok tisztség elfogadására vonatkozó nyilatkozata.

3.) Egyesület nyilvántartásba vételi kérelméhez mellékelni kell továbbá a tagok nevét és lakóhelyét tartalmazó tagjegyzéket is.

4.) Az alakulásnál elengedhetetlen továbbá a székhelyhasználati nyilatkozat csatolása, amely az egyesület székhelyéül szolgáló ingatlan tulajdonosának engedélyét tartalmazza.

Ezek okiratok csatolásán túl egyesületi típusonként (pl. sportegyesület) a jogalkotó további feltételeket szabott a bejegyzéshez, amelyeknek szintén meg kell felelni a civil szervezet alapításakor.

Álláspontom szerint a jogszabályok támasztotta szigorú rendelkezéseknek való megfelelés manapság nagyon nehezen megoldható jogi képviselő nélkül, és a változékony jogszabályi környezet miatt nem is lehet elvárás az egyesületi tisztségviselőkkel szemben.

Ügyvédi praxisom kiemelt területét képezik a civil szervezetek és azon belül az egyesületek. Büszkén mondhatom, hogy jónéhány egyesület alapításában vettem részt ezidáig, és járultam hozzá az önszerveződés ezen számomra kedves formájához.